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Secretariado

Monografia “SECRETARIANDO E ASSUMINDO A LIDERANÇA”

 

Esta obra possui autoria plena, sendo permitido seu uso educacional unicamente como referêncial teórico desde que fornecidos os devidos créditos ao seu mentor intelectual.

AUTOR: SANTOS, F. de L.

ANO: 2008

INTRODUÇÃO

 

            Como objeto da presente pesquisa, está de forma clara a carreira de profissional de Secretariado Executivo cenário atual, de seletividade e competitividade, que esse profissional encontra no seu campo de atuação, trabalhando como assessor, gestor, empreendedor e consultor em empresas públicas ou privadas, de pequeno, médio ou grande porte, de capital nacional ou estrangeiro, na qualidade de profissional contratado, prestador de serviços ou proprietário de seu próprio empreendimento.

            Percebe-se, atualmente, uma mudança significativa no perfil do profissional de Secretariado. Esse profissional vem se adequando constantemente às exigências do mercado, através da sua qualificação e experiências na área administrativa, adquiridas através de estágios e trabalhos.

            Em virtude do seu desempenho profissional e de sua capacidade de pensar estrategicamente, o profissional de Secretariado tem-se colocado em um novo patamar, no qual consegue compreender a dinâmica de todos os projetos com os quais o Executivo esteja comprometido, sendo-lhe desta forma, delegadas responsabilidades e desafios, a partir das quais passa a assumir cargos de gestão.

            No mundo contemporâneo, o profissional de Secretariado é totalmente polivalente, assessor, proativo, flexível, responsável, tem bom senso, iniciativa, competência, postura profissional, dinamismo, agente facilitador e tantos outros predicativos. Com isso, não faltaram gestores para enxergar tais mudanças de comportamento e ingressar o profissional de Secretariado para outros desafios, liderando uma equipe de trabalho: planejando, organizando e controlando tais colaboradores para os objetivos da empresa.

            Assim, cada vez mais, o profissional de secretariado executivo, precisa estar totalmente sintonizado com os novos tempos. Buscar reciclagem constante e maneiras de contribuir efetivamente para o sucesso e para a lucratividade da empresa.

            A exigência por uma postura participativa e de liderança aumenta diariamente, pois o executivo moderno precisa e quer ser auxiliado por um profissional igualmente moderno, atualizado e comprometido, que saiba otimizar as suas competências, desenvolver suas habilidades, liderar  e redirecionar o seu perfil para um crescimento conjunto.

            O profissional de secretariado assume hoje muito mais compromissos e, as suas responsabilidades estão bem distantes dos serviços burocráticos e rotineiros do passado, além de ter uma influência mais efetiva nas decisões da empresa, é formador de opinião e vem assumindo funções gerenciais prestando, ao mesmo tempo, assistência a vários executivos.

            As mudanças têm sido rápidas e constantes, portanto, esse profissional deve estar preparado para estes novos desafios, atualizando-se e envolvendo-se com segurança nesse processo evolutivo e dinâmico, buscando novas competências para a construção de uma carreira de sucesso totalmente conectada ao novo perfil mercadológico.

            Nesse sentido, o presente trabalho tem como problema a ser respondido: “Como o profissional de Secretariado pode e deve utilizar, além das técnicas secretariais, as ferramentas de motivação, liderança, comunicação, gestão, dentre outras, para o desempenho das suas funções?”

            Em atendimento às freqüentes mudanças e tendências que vêm ocorrendo no mundo dos negócios, como a globalização, Mercosul e outras, o mercado profissional exige cada vez mais um novo perfil do profissional de Secretariado Executivo, que conquista um espaço de grande relevância não somente na execução de suas atividades específicas, mas atuando também no contexto direcional e liderança das mais diversas organizações.

            O que se observa é que a discussão sobre os novos modelos de gestão é de grande importância para o profissional que pretende desenvolver suas atividades na área secretarial, considerando que as lideranças empresariais precisam estar sempre buscando novas formas de gestão para acompanhar as mudanças globais que ocorrem no mundo dos negócios, justificando, dessa forma a escolha do tema.

            Sendo assim, pretende-se como objetivo geral deste trabalho, discorrer sobre os fundamentos da liderança, aplicados ao perfil do novo profissional de secretariado e como objetivos específicos, elucidar o perfil secretarial atual, suas competências técnicas e humanas, destacar as técnicas e ferramentas secretariais enquanto atividades que procuram a habilidade de lidar com o novo mercado, evidenciar o perfil de liderança eficaz a uma secretária, discutir e aprofundar conhecimentos, teóricos e práticos concernentes à questão da evolução da carreira de Secretariado Executivo, uma vez que os profissionais de secretariado são afetados diretamente pelas mudanças e tendências do mercado, pois, dentre suas habilidades estão as funções de assessoria, liderança, participação e tomada de decisão.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS DA LIDERANÇA.

            Acompanhando os ensinamentos de Quinn et al (2003), observa-se que os modelos e definições sobre gestão estão em constantes modificações, sempre atrelados às mudanças de valores das sociedades, que acabam por ditar novas formas de gerenciamento, que serão analisados a seguir.

            De 1926 a 1950 foi uma época de mudanças na área social, na qual os sindicatos estavam com toda força e os trabalhadores passaram a experimentar pomposos salários e, assim a indústria passou a investir nos bens de consumo. Os operários não aceitavam mais as exigências de seus líders e os modelos de gerenciamento havidos até então já não atendiam as novas necessidades.

Para Chiavenato (2004), a Teoria das Relações Humanas surgiu como conseqüência imediata das conclusões obtidas na Experiência de Hawthorne, desenvolvida por Elton Mayo e seus colaboradores em oposição a alguns conceitos de Taylor e Henry Fayol.

Conforme leciona Chiavenato (2004), tal teoria nasceu da necessidade de corrigir a forte tendência de desumanização do trabalho surgida com a aplicação de métodos rigorosos, científicos e precisos, aos quais os trabalhadores deveriam forçosamente se submeter.

Quinn et al (2003) lembram que a ênfase central desse modelo é o compromisso, a coesão e a moral, na qual o envolvimento resulta em compromisso e o valor central é a participação. Para o autor, o melhor símbolo para esse modelo é um círculo, pois o desempenho do funcionário faz parte de círculo de procedimentos e de outros desempenhos. Assim, se um funcionário falhar na sua eficiência, o líder vai buscar os motivos desse acontecimento nas políticas de motivação. Muitas vezes, a participação no lucro dada ao funcionário é revista para melhor, e outras atitudes são tomadas pelo líder, visando sempre à satisfação do funcionário e, conseqüentemente, o aumento de sua eficiência.

            De acordo com Quin et al (2003), no final da década de 40, por volta de 1949, esse modelo tornava-se cada vez mais longe da realidade, sendo quase que impraticável a continuidade de sua utilização. As grandezas das necessidades gerenciais das organizações do momento eram muito além das formas apresentadas neste modelo, que mal conseguia atender à pequena empresa, deixando as grandes organizações em desvantagens.

            De 1951 a 1975, tudo o que foi colocado nos modelos anteriores referente a mudanças tecnológicas, mudanças sociais e da relação de trabalho, nessa época se fazem presentes em velocidade muito mais acentuada, gerando mudanças em toda a forma de liderança.

            O progresso tecnológico na área da computação já era uma realidade, e com ele a comunicação e a informação foram tomando um rumo de muita velocidade e novidade. Na área dos valores sociais as mudanças ocorridas foram drásticas, por conta da pressão sofrida na década anterior e dos estragos da Guerra do Vietnã, agora a busca por educação especializada é muito grande. No Brasil, mesmo com a dominação militar e, conseqüentemente às repressões, o homem buscava novas formas de relacionamento dentro da empresa, considerando o avanço tecnológico e as novas exigências do mercado.

Conforme colocações de Quinn et al (2003), os dois primeiros modelos estavam plenamente consolidados, e o vocabulário liderança estava repleto de termos da administração racional, tais como administração por objetivos (APO) e sistemas de informações gerenciais (SIG). Já o modelo de relações humanas ainda era bastante familiar, mas ficavam lacunas, criadas pelas inovações da época, que deixavam os líderes em situações desconcertantes, necessitando de um novo modelo mais condizente com as exigências do momento.

            Nesse novo modelo, de sistemas abertos, a organização depara-se com a necessidade de enfrentar um ambiente ambíguo e competitivo, no qual os critérios básicos de eficácia organizacional são a adaptabilidade e o apoio externo. Conforme Quinn et al (2003, p.9) “o símbolo aqui é uma ameba – um organismo muito sensível e capaz de mudar rapidamente, ágil nas suas respostas ao meio”.

            Continua o autor:

Nessa situação a visão comum e os valores compartilhados são muito importantes. Aqui, uma eventual perda de eficiência de um empregado pode ser entendida como fruto de longos períodos de trabalho intensivo, de uma sobrecarga de estresse e, talvez, como um caso de esgotamento. Espera-se que o líder seja um inovador criativo e um negociador dotado de substancial astúcia política (alguém que faz uso de poder e influência na organização) (Quin et al, 2003, p. 10).

 

            Realmente, o que se observa é que o sistema aberto de gestão foi uma mudança muito grande na área de liderança, podendo se colocar inclusive, que sem essa fase não seria possível chegar-se aos dias atuais, que marcam uma administração diversificada e sempre pronta para mudanças no estilo de lidar com os subordinados.

            Apesar de saber que esse período foi marcado por uma crise econômico-financeira de ordem mundial, período em que os preços dispararam atingindo a todos de uma forma geral. As empresas passaram por enormes reformulações que nunca mais cessaram, muito em razão das inovações tecnológicas, principalmente com a introdução da informática nos sistemas administrativos.

            A proximidade com os anos 90 foi marcada por novas exigências na adoção de modelos gerenciais, entendendo que a nova ordem econômica e social trouxe modificações para os mercados, especialmente para o mercado consumidor. A alta competitividade agora é a ordem delineadora de todas as ações, deixando assim, de existir os pacotes prontos, ou seja, os modelos que devem ser seguidos criteriosamente.

            Quinn et al (2003) dizem que não mais cabem modelos prontos e rígidos, o que se enquadra numa sociedade de constantes transformações é o desenvolvimento de competências diversificadas, que permitam ao líder adaptar-se a qualquer modificação, exigindo dele muito mais flexibilidade, perspicácia que os modelos anteriores.

            As exigências para as funções de liderança são cada vez maiores tanto dos sistemas internos e dos funcionários como do mercado consumidor, mais diversificado e altamente competitivo. É preciso saber como manter e desenvolver bons funcionários, como usar o planejamento estratégico, como aprimorar os processos internos, como administrar o tempo e o estresse, como manter o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, como estimular a inovação e por fim, como meta final, como agradar e manter os clientes.

            Todas essas exigências fazem parte de uma exigência maior ainda – de atingir a eficácia organizacional num ambiente profundamente dinâmico, onde as soluções prontas e simples tornaram-se suspeitas.

1.1 FUNÇÕES DA LIDERANÇA

            Na literatura organizacional sobre liderança, existem incontáveis definições sobre liderança, muitas delas polêmicas, porém, como enfatiza Kets de Vries (1997), a maioria dos pesquisadores concorda com alguns traços comuns, como sendo importantes para os líderes. Estes são: consciência, energia, inteligência, domínio, autocontrole, sociabilidade, abertura a experiências, conhecimento da relevância de tarefas e estabilidade emocional.

            O autor afirma que a liderança é vista como a realização de atos que auxiliam o grupo a atingir seus resultados preferidos. Tais ações devem estar focadas na promoção do estabelecimento dos objetivos do grupo, melhoria da qualidade de interação entre os membros, na coesão do grupo e no compartilhamento dos recursos disponíveis.

            Nesse sentido, Drucker (2000, p. 38) ressalta que:

“Em crise não há liderança partilhada, quando o barco está afundando o capitão não pode convocar uma reunião para ouvir as pessoas, tem de dar ordens. Esse é o segredo da liderança partilhada: saber em que situações deve agir como chefe e em que situações atuar como parceiro”.

 

            Para ele “a tarefa do líder é desenvolver líderes”, pois toda empresa necessita deles, ainda que muitas negligenciem o seu desenvolvimento.

            Senge (1998, p.65) acrescenta que liderança:

“É a tensão criada pelo fosso entre a situação presente e o sonho. Como toda tensão procura resolução, ela é fonte de energia que leva à criação de algo que não existe. E é isso que fazem os líderes”.

            Já para Kotter (1997), a atividade principal de um líder é produzir a mudança. A sua ação deve se pautar sobre três dimensões fundamentais: estabelecer a direção estratégica da empresa, comunicar essas metas aos recursos humanos e motivá-los para que sejam cumpridas. Ele considera que as capacidades de liderança são inatas, embora todas as pessoas devam se encorajadas a ser líderes. Todos os líderes de sucesso têm uma grande paixão por algo, paixão essa que é mais forte do que eles e do que a organização; reforça Kotter.

            Bennis et al (2002, p.49) reforça que “um bom gestor faz as coisas bem, enquanto um bom líder faz as coisas certas”. Ele identifica quatro competências comuns nos líderes: visão, capacidade de comunicação, respeitabilidade e desejo de aprendizagem. Também afirma que os líderes são pessoas com capacidade para se expressar plenamente. O autor considera a liderança um requisito básico para que haja eficácia em qualquer organização ou empresa, seja qual for o tempo em que se viva.

            Assim, pode-se perceber que vários autores buscaram definir o conceito de liderança apresentando ações que, sendo realizadas por indivíduos, consistem em características de liderança ou a influência do ambiente. Outros, como (Senge, 1998), buscam definir liderança com atributos como tensão e energia, ou sob o prisma dos atributos morais e competências analíticas, técnicas e políticas necessárias ao líder. Kotter (2000) cita a função primária do líder como sendo a de produzir mudança, considerando as capacidades de liderança inatas.

            Dessa forma, verificou-se que a maioria dos autores possui a visão de que o líder dever fazer convergir suas necessidades com as da organização; em que traços de uma personalidade marcante e conhecimento generalista do ambiente externo e interno da organização são imprescindíveis a um líder.

            As diversas visões apresentadas sobre liderança confirmam que a ação de liderar demanda a realização de objetivos com e por meio de pessoas. Os objetivos somente serão efetivados se as ações forem assimiladas e correspondidas pelos membros da equipe, portanto requer a cooperação e mobilização das pessoas.

            Portanto, a liderança exige uma estratégia de aprendizado contínuo. Nesta perspectiva, um líder, em posições estratégicas, intermediárias ou na base da pirâmide empresarial, precisa envolver outras pessoas dispostas a enfrentar o desafio, ajustar seus valores, mudar as perspectivas e aprender novos hábitos. O líder se expõe e conduz. A liderança não pertence apenas ao líder, para que ela exista, é necessário adesão ao líder. Deve existir inter-relação entre a visão e as ações do líder com as necessidades e desejos de um determinado grupo.

            Como hoje se vive em um mundo onde as teorias, regras, normas e regulamentos se alteram rapidamente é necessário que a adaptação à essa realidade seja também rápida sob pena de ficarmos obsoletos em termos de conhecimentos que possam ser aplicados à realidade. O ambiente cada vez mais rápido e competitivo enfrentado hoje, vai requerer mais liderança de mais pessoas para fazer as empresas prosperarem. Nesse sentido, pondera Kotter (2000, p. 98):

[...] mais mudança requer mais liderança, o que é difícil oferecer se não for possível especificar com clareza qual é o elemento que falta. [...] Não consigo conceber como este ritmo se reduzirá, o que tem muitas implicações para a questão da liderança… Liderar, por sua vez, é lidar com a mudança.

            Para Bennis et al (2002, p.52), “a presença do líder é importante para a eficácia das organizações, para as freqüentes turbulências e mudanças do ambiente e para a integridade das instituições”. Exercer a autoridade pode ser suficiente em épocas de estabilidade, mas para um ambiente em constante transformação é preciso haver a liderança, pois ela é a força incentivadora que torna possível o desenvolvimento e a permanência das organizações nesse contexto.

            Assim, o cenário atual exige uma liderança capaz de se moldar rapidamente através do posicionamento do líder diante das situações e exige seguidores mais ativos e responsáveis perante as atividades do cotidiano. Segundo Benis et al (2002) as principais características que os líderes possuem são: visão sistêmica, paixão, integridade, curiosidade e audácia.

 

1.1.1 A liderança no caminho da arte e do aprendizado

            De acordo com as idéias de Motta (1999), o ato de liderar é uma arte que exige dos atores o poder de pensar, agir, decidir; o líder faz acontecer visando obter resultados positivos. Considerando que esses resultados podem ser previstos, analisados e planejados, mas para que aconteçam é preciso manter um constante processo de interação entre as equipes de trabalho.

            O processo de liderar pode ser analisado sob duas óticas. A primeira vê a liderança de forma racional, científica, prezando as análises de causa e efeito que permitirão com mais eficiência a previsão e antecipação das ações a serem executadas. Por outro lado, a segunda forma de se ver a gerência é admitir a existência de certo nível de imprevisibilidade, onde a interação humana se faz de forma um pouco intuitiva, emocional e até mesmo irracional.

            É necessário que o líder desenvolva estas duas vertentes; a racional e a imprevisível, pois desta forma terá condições de promover a constante interação humana tão necessária ao verdadeiro sucesso. Deve-se estar sempre atento para não permitir que o pensamento excessivamente técnico domine suas ações, pois isso será prejudicial para o desenvolvimento de suas funções gerenciais.

            Assim, conforme aponta Motta (1999, p.27)

“O aprendizado sobre a gestão para formar dirigentes e líderes também não deve se limitar ao domínio de técnicas administrativas. Estas técnicas servem apenas para melhorar as estruturas e procedimentos organizacionais. Melhorar o que existe é importante, mas aprender coisas novas é crucial para sobrevivência e relevância. Rotinizar tecnicamente a instituição contribui apenas para que os atuais dirigentes executem melhor suas tarefas do que seus antecessores e que seus sucessores se saiam tão bem quanto eles. Especialistas em técnicas administrativas são essenciais, mas não mais difíceis de encontrar no mercado de trabalho. Capacidade liderança é mais rara, pois exige habilidades mais complexas.”

         Além do mais, há de se comentar que as exigências do mundo moderno para os dirigentes são de quem possua uma grande capacidade de negociação entre interesses e demandas múltiplas e de integração de fatores organizacionais cada dia mais ambíguos e diversos. Essa capacidade de liderança moderna só se consegue, segundo Motta (1999), com aprendizado de liderança mais sistematizado. É um processo educacional que visa abrir caminho para novos valores e alternativas.

            Entendendo que a educação é um processo pelo qual o indivíduo adiciona novos valores, enriquece sua experiência e aumenta o grau de compreensão sobre si próprio e sobre a realidade em que vive, é possível afirmar que o processo educacional ocorre em todos os momentos da vida de um indivíduo.

         Aponta Motta (1999, p.28) que:

“[...] a aquisição de novos conhecimentos e valores se faz de forma assistemática, em conversas, leituras, experiências de trabalho, atividades culturais ou mesmo de lazer. No mundo moderno, essa aquisição de conhecimentos é altamente facilitada, devido a intensidade e a variedade dos meios de comunicação.”

            Para Chiavenato (2004), a visão do autor é verdadeira, mas tem a acrescentar que o aprendizado também pode ser organizado com vistas a um fim específico, como é o caso do aprendizado direcionado para a liderança. É um aprendizado que não deve direcionar-se apenas para os conhecimentos sistematizados pela teoria, mas deve promover no indivíduo a capacidade de interagir esses conhecimentos com suas experiências pessoais e saber como aplicá-los internamente e externamente à empresa, visando sempre o melhor desempenho de suas funções gerenciais.

            Motta (1999) continua, dizendo que a união da teoria adquirida com a prática vivenciada – tantos as boas quanto as más – é essencial para o desenvolvimento de um líder, colaborando consideravelmente no processo de busca de solução de problemas. Por outro, estas experiências podem ser enriquecidas com constantes contatos externos, com trabalhos de grupo e, especialmente, ouvindo seus subordinados que vivenciam dia-a-dia situações empresariais diferentes.

            Na visão do autor o aprendizado da liderança envolve quatro dimensões básicas: cognitiva, analítica comportamental e habilidade de ação.

            Por habilidade cognitiva entende-se a aprendizagem advinda de orientação de conhecimentos existentes, isto é, aprendizagem adquirida através de leitura, seminários, observação de situações já vivenciadas por outras organizações.

            O desenvolvimento da habilidade analítica está ligado ao aprendizado que permite a identificação de problemas administrativos e sua decomposição em diferentes partes, visando à busca de novas soluções. Em geral, aprende-se a aplicar técnicas e instrumentos (ferramentas) administrativos que podem ser usados na solução de problemas.

            A dimensão de habilidades comportamentais está voltada para o desenvolvimento de novas maneiras de interação humana, por exemplo: novas formas de comunicação, de interação em pequenos grupos, de exercer ou lidar com poder e autoridade.

            Por fim, o desenvolvimento de habilidades de ação está relacionado a capacidade de interferir intencionalmente no sistema organizacional, ou seja, é a capacidade de transformar conhecimentos e alternativas comportamentais em formas efetivas de ação.

1.1.2 Desenvolvimento do senso comum

            Apesar de se experimentar hoje uma visão da importância da capacitação, de desenvolvimento de competências nunca vista anteriormente, ainda se encontram líderes, ou pelo menos pessoas que ocupam um cargo de liderança, que acreditam que basta um pouco de bom senso e um pequeno treinamento que já estão capacitados para ocupar funções gerenciais.

            Na verdade, estas pessoas geralmente não conseguem ver a liderança de uma forma global, entendendo que gerir uma empresa, exige habilidades específicas, de acordo com a área que irá atuar. Isso, conforme ensinamentos de Motta (1999), não é verdade, pois os problemas administrativos são os mesmos em qualquer tipo de empresa. Certo dizer que mudam as prioridades, mudam as soluções, mas os problemas são universais.

            A criatividade e a vantagem são obtidas na função de liderança, a partir do momento que estes líderes entenderem que é necessário, até mesmo fundamental, o desenvolvimento de habilidades especiais para a função de gestor em qualquer que seja o segmento, pois,conferem ao indivíduo uma nova visão de si próprio, de sua carreira, de seu futuro e de sua organização.

            Motta (1999, p.32), assim resume o desenvolvimento da liderança:

“O desenvolvimento de habilidades gerenciais significa uma adição ou complementação à formação de profissionais de outras áreas, inclusive os de administração. De forma alguma é um substantivo a qualquer tipo de conhecimento e de outras habilidades. O objetivo é fazer com que profissionais que exercem funções gerenciais adquiram um conjunto de novas habilidades que lhes facilite o exercício de suas tarefas com maior eficiência e eficácia.”

         O que se observa nesta questão de desenvolvimento de habilidades de liderança é que as pessoas que possuem um amplo espectro de conhecimentos e habilidades estão mais bem preparadas e autoconfiantes para colaborar na criação de um clima organizacional de maior segurança e crença no êxito futuro.

1.1.3 Limites e prioridades da liderança

 

            A existência da liderança está diretamente ligada à necessidade de busca coletiva por um objetivo comum, e para o alcance desse objetivo, existem meios que podem ser previamente identificados como sendo mais ou menos adequados para as necessidades do momento.

         Motta (1999, p.37), diante disso diz que:

“A liderança é o exercício de uma atividade que: exige mais de uma pessoa para exercê-la; existe um objetivo comum; requer uma ação calculada ou uma racionalidade de meios para se alcançar os fins; necessita de cooperação e coordenação entre indivíduos, para que um não atue em detrimento ou oposição ao outro.”

         Continua o autor dizendo que a experiência acumulada no mundo contemporâneo tem mostrado que a eficácia na liderança depende, em grande parte, da capacidade do líder de gerar alternativas futuras para sua organização, visando sempre o alcance da missão empresarial.

            Sabendo da alta complexidade que envolve as organizações empresariais do mundo contemporâneo o líder precisa agir com precisão e possuir as habilidades necessárias para interagir-se no trato das questões sociais e técnicas que constituem os processos organizacionais.

            Segundo Moscovici (1999), de início, o líder deve conhecer as dimensões formais e previsíveis do processo decisório organizacional, como conhecer as formas de divisão e especialização do trabalho, assim como a distribuição do poder e autoridade. É preciso saber como captar, processar e analisar as informações externas e internas que levem ao alcance dos objetivos; deve ainda conhecer as alternativas que podem ser usadas no processo produtivo, casa seja necessário. Por fim é de extrema importância que o líder esteja também familiarizado com as formas comportamentais humanas, individuais e grupais, daqueles que mantêm relação direta com a organização.

            Em segunda instância, e de tão grande ou maior importância que esses conhecimentos de natureza formal, o líder deve se familiarizar com as dimensões do informal, do imprevisto que sempre se passa no mundo organizacional.

            Conforme aponta Motta (1999) é preciso conhecer os limites humanos e organizacionais da racionalidade administrativa, é preciso ainda, aprender a avaliar e agir com base em informações ambíguas, imprecisas e pouco analisadas, somente assim terá condições de enfrentar a incertezas inerentes ao planejamento organizacional.

            Como duas últimas colocações, o autor comenta sobre a necessidade de adaptação e de antecipação ao não-rotineiro, buscando sempre manter a coerência organizacional em momentos de emergências e imprevistos. Necessário também é o desenvolvimento contínuo de habilidades interpessoais visando maior eficiência, lealdade e satisfação humanas no trabalho.

 

 

 

1.1.4 Habilidades e técnicas da liderança

            Conforme aponta Boog (2004), as habilidades de liderança são inúmeras, principalmente se perguntadas para os próprios líderes. Planejar, organizar, controlar, assegurar lucro para a empresa, liderar a equipe, atingir resultados, ser eficaz, eficiente, administrar recursos, saber motivar as pessoas, são citadas sempre em reuniões de profissionais que buscam a melhoria na área liderança. Todas essas afirmações são verdadeiras, mas abordam pontos isolados do complexo mundo da função de liderança. Boog (2004) sugere que essas habilidades podem ser agrupadas em três blocos: técnicas, humanas e conceituais.

            Quanto às habilidades técnicas elas são a representação do conhecimento específico da função liderança, em geral, ligadas à área de atuação. Por exemplo: na área de produção é necessário conhecer sobre métodos, processos, matérias-primas, equipamentos etc; na área de contabilidade as exigências são de conhecer sobre demonstrativos contábeis, legislação tributária, lançamentos etc; na área de recursos humanos é essencial que se conheça sobre técnicas de entrevista, treinamento, legislação trabalhista etc.

            No grupo das habilidades humanas, Boog (2004) explica que são aquelas referentes à habilidade de lidar com as pessoas, pois para que se consiga resultados com elas é necessário investir num relacionamento de fidelidade. A liderança é fundamental, é preciso que as pessoas sejam motivadas, que recebem as comunicações devidas para a sua plena participação no trâmite organizacional, precisam ser valorizadas como indivíduos independentes de suas funções dentro da organização.

            As habilidades humanas são de grande importância, pois é preciso considerar que são as pessoas da organização, cada uma com sua função e seu nível de hierarquia, que fazem a máquina funcionar. São elas as responsáveis por conseguir ou não os resultados esperados, daí a necessidade de serem lideradas com bastante habilidade e sob a organização, planejamento e supervisão da liderança.

            Por fim, Boog (2004), discute sobre as habilidades conceituais dos líderes, que representam a necessidade do líder possuir a visão do todo, uma visão “macro”, como coloca o autor. “É a habilidade de olhar além das fronteiras de seu setor, entender as relações entre os setores, saber como a organização se relaciona com o meio ambiente.” (p.131)

            O líder contemporâneo precisa unir esses três blocos de habilidades de forma harmônica e dosada de acordo com o setor que coordena, priorizando sempre os objetivos organizacionais, sem, no entanto, deixar de considerar o respeito e a integridade de sua equipe de trabalho.

            Boog (2004) diz, ainda, que no início os líderes costumam apresentar certa distorção no sentido de se prenderem muito nas habilidades técnicas, pois dessa forma pensam conseguir errar menos. Na verdade, essa é uma posição inicial de defesa, de insegurança, com o tempo o líder vai se familiarizando mais com sua equipe e as outras habilidades vão surgindo e dominando a situação.

1.1.5 Competências da liderança

 

Segundo Bennis et al (2002), a liderança é uma das competências mais buscadas pelas empresas: dela depende a realização de quase todas as outras. Em pesquisa mundial sobre capital humano, o desenvolvimento das lideranças surgiu como o tema mais importante para as áreas de Gestão de Pessoas de todo o mundo.

Boog (2004, p.150) diz que “líder é aquele que atinge resultados com pessoas e com inovação”. Afirmando sua admiração pelo que diz Vitor Morgensztem, “líder é aquele que tem seguidores voluntários”. Um líder é aclamado pelos seus liderados. Essa definição distancia bem o que é ser chefe e o que é ser líder. Assim continua Boog (2004) acrescentando que ser um líder de sucesso depende muito do “modelo mental” que se tem das organizações. O autor, baseado em Capra, afirma que há dois modelos básicos, como demonstra no quadro abaixo:

Quadro 1 – Modelo de Liderança

 

        Imagem mental                   Foco    Modelo de liderança
 A empresa é uma máquina, as     pessoas são as engrenagens.      Controle e eficiência              Linha-dura
 A empresa é um organismo vivo

Desenvolvimento e           adaptação

                Maestro

Fonte: Adaptado de Boog (2004).

Assim, se o modelo de referência é o “linha-dura”, o critério de excelência será um, diferente do “maes­tro”. A constatação é que “linha-dura” ainda são a maioria em muitos segmentos de negócios, mas estão sen­do substituídos rapidamente pelos “maestros”.

De acordo com Bennis et al (2002), algumas características de liderança, comuns aos “maes­tros”, buscadas nos dias de hoje pelas empresas são: ser convincente e persuasivo: o que se contrapõe aos mo­delos impositivos. Resultados são atingidos por conven­cimento e não pelo famoso “manda quem pode, obedece quem tem juízo”; ser seguro: transmitir firmeza e segurança em suas ações e decisões; tomar a iniciativa e aproveitar oportunidades: sair na frente, aproveitar a oportunidade do momento, saber ca­pitalizar o tempo disponível em que novos resultados podem ser gerados; ser assertivo: defender suas posições de forma convin­cente e apaixonada; usar o apoio dos liderados: admitir que como líder tem limitações e usar as informações, tempo e competências que se encontram na equipe; confiar nos liderados: estabelecer uma forte relação de confiança, construída em bases sólidas, com coerência entre o falar e o fazer; promover o aprendizado: transmitir de forma sistemáti­ca e estimulante o processo de aprender. Não esconder informações; ajudar os liderados a superar seus medos: todo novo tende a ser assustador às pessoas. O líder tem papel deci­sivo na superação deste obstáculo; tem competências técnicas: especialmente importante quando o líder está próximo do nível de execução; ter sensibilidade para “ler” pessoas: conhecer e interpretar as muitas facetas da “alma humana”; estabelecer e atingir objetivos: sentido de finalização.

            Como se pode observar, ser chefe nem sempre significa possuir liderança sob sua equipe, pois é necessário que se tenha o dom de “carisma”, isto é, o poder de persuasão e de transmitir confiança para seus liderados.

 

 

 

CAPÍTULO 2. A EVOLUÇÃO DA CARREIRA DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO.

            A evolução desta categoria foi muito significativa para uma classe que, de mera função operacional, passou para assessores executivos, com conhecimento em diversas áreas e domínio.

            Conforme Medeiros e Hernandes (1999), os primeiros indícios da profissão foram os escribas, na Idade Antiga, que tinham as mesmas atividades que os secretários, à época exercida apenas por homens. A mulher surge no mercado de trabalho nas revoluções comercial e industrial e após as duas grandes guerras mundiais, quando houve a escassez de mão-de-obra masculina no mercado. Daí por diante, principalmente as mulheres exerceram a função, aprendendo geralmente na prática com o trabalho.

            De acordo com estes autores, a profissional de secretariado, na década de 1950, sem encontrar um referencial profissional, utilizou o modelo que já conhecia dentro do seio familiar, levando para a empresa características de servilidade, falta de criatividade e decisão.

            Ainda em conformidade com Medeiros e Hernandes (1999), nos anos 60, a profissional de Secretariado tornou-se um modelo de status gerencial para o chefe, ou seja, servia de objeto decorativo. A partir dos anos 70, passou a ter nível superior, conscientizando-se da sua verdadeira função. Já nos anos 80, houve mudanças essenciais com a regulamentação da profissão, com o fortalecimento do movimento de classe e com o surgimento dos sindicatos dos secretários.

            Conforme os autores, somente na década de 1990 é que a profissional de Secretariado cortou seu vínculo com o gerente e virou uma empreendedora capaz de produzir resultados, ampliando sua área de atuação e, nesta mesma época, surgiu o interesse do homem pela profissão, devido ao crescimento e reconhecimento da mesma pela sociedade e pelo mercado de trabalho. Em 1997, a ONU reconheceu a profissão sendo uma das que mais cresce no mundo.

            Mas hoje como em outras categorias profissionais, o profissional de Secretariado passou a ser visto como um colaborador importante dentro das empresas e como em outra profissão é necessário se especializar cada vez mais. Dessa forma, surgiram no mercado cursos, graduações e hoje já existem até especializações.

            No contexto atual, como entendem Azevedo e Costa (2000), o mercado de trabalho exige que o profissional de Secretariado seja proficiente, criativo, participativo, conhecedor de gestão estratégica, articulador em negociações que precedam à tomada de decisões, de forma a agir como um facilitador de relações interpessoais e intergrupais.

            Diante deste cenário, os profissionais de secretariado são obrigados a acompanhar as mudanças e adequar o seu perfil às novas exigências. Para se aperfeiçoarem, buscam incessantemente o conhecimento, melhorando sua performance profissional nas organizações. Essa busca por conhecimento contribui também para ultrapassarem as fronteiras organizacionais, seguindo outros ramos da profissão e o seu novo perfil surge em conseqüência desse mercado que agora não só permite como solicita o seu ingresso.

            Com a evolução dos tempos e a exigência do mercado, o profissional de Secretariado foi ganhando novas funções, aumentando suas responsabilidades dentro da empresa, tornando-se um profissional capaz de pensar estrategicamente e não apenas um cumpridor de ordens e solicitações.

            Com esse novo perfil esse profissional tem oportunidade de mostrar suas habilidades de gerir, organizar e liderar. Sobre o novo perfil do profissional de secretariado, Motta (2005, p. 23) relata que:

“A nova secretária deverá aprender a atuar como gerente, além de compreender a sua importância dentro da empresa. Sendo obrigadas a acompanhar as mudanças e adequar o seu perfil as novas exigências, na busca por novos conhecimentos e aperfeiçoando suas habilidades, muitos Secretários se tornaram gerentes, consultores, coordenadores e líderes de sucesso.”

            Sendo assim, nessa transformação, uma característica importante do profissional de Secretariado Executivo é o papel de gestor. Utilizando-se das habilidades de gestão, este profissional interage com executivos ou com a equipe de forma a subsidiá-los em suas atividades, podendo até representá-los.

            Linkemer (1999, p.26), conceitua gerência como:

 “A arte de pensar, de decidir e de agir; é a arte de fazer acontecer, de obter resultados. Resultados que podem ser definidos, previstos, analisados e avaliados, mas que têm de ser alcançados através das pessoas e numa intervenção humana”.

            Outro aspecto relevante é o seu poder de liderança atual que representa um diferencial perante seus concorrentes e profissionais de outras áreas, além de facilitar seu desempenho em qualquer que seja a função desenvolvida.

            Motta (2005, p.39), conceitua a liderança como:

 “[...] um processo no qual um indivíduo influencia outros a se comprometerem com a busca de objetivos comuns. A liderança constitui essencialmente uma interação pessoal e como tal pode ser vista como uma função gerencial”.

            Bennis et al (2002) descrevem cinco habilidades primordiais ao exercício da profissão:

  • A capacidade de aceitar as pessoas como elas são – não como você gostaria que fossem.
  • A capacidade de abordar relacionamentos e problemas em termos do presente e não do passado.
  • A capacidade de tratar os que estão perto de você com a mesma atenção cordial que você concede a estranhos e a pessoas que conhece casualmente.
  • A capacidade de confiar nos outros, mesmo quando o risco parece grande.
  • A capacidade de agir sem a aprovação e o reconhecimento constante dos outros.

      Moscovici (1999, p.40) tem a seguinte visão do papel do gestor:

“O homem tem modificado o ambiente em que vive e recebe o refluxo de sua ação como um problema de adaptação contínua às mudanças ambientais e de ajustamento às outras pessoas, grupos e sociedade em geral o gerente que vê outros como pessoas, e não apenas como instrumentos de produção, passa a exercer função educativa que permite o desenvolvimento dos subordinados como pessoas.”

            Nesse sentido, em todos os setores da vida, as pessoas necessitam de estímulos como ponto de partida para as ações cotidianas, de motivos que agreguem valor e de uma direção que mostre os caminhos para que a ação se concretize. Dessa forma, o líder tem como finalidade ser esse guia, mentor e facilitador do desenvolvimento das pessoas, pois é ele quem dá vida e razão de ser para as pessoas por meio do significado, da visão e da confiança.

            Para Carvalho e Grison (2000) o empreendedorismo também faz parte desse novo profissional de secretariado que quer se inserir neste mercado competitivo, pois o empreendedor possui competência para promover e implantar idéias, práticas e resoluções inovadora, bem como capacidade crítica, reflexiva e criativa para montar seu próprio negócio.

            Com todas essas características abordadas, o profissional de Secretariado torna-se capacitado a assumir cargos de chefia que antes não eram ocupados pelos mesmos no mercado de trabalho.

            Assim, através do planejamento deliberado e consciente da carreira, verificando suas competências que o profissional de secretariado pode pensar sobre o que foram, o que são e o que querem ser.

2.1 O PERFIL DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

            Em atendimento às freqüentes mudanças e tendências que vêm ocorrendo no mundo dos negócios, como a globalização, e outras, o mercado profissional exige cada vez mais um novo perfil do secretário executivo, Alonso (2002) atesta que esta profissional conquista um espaço de grande relevância não somente na execução de suas atividades específicas, mas atuando também no contexto direcional e gerencial das mais diversas organizações nacionais ou internacionais, onde são capacitadas para:

  • Planejar, organizar e executar atividades secretariais específicas;
  • Assessorar direta ou indiretamente executivos;
  • Participar e discutir objetivos e metas da organização, adotando a filosofia empresarial e intermediando em atos decisórios da mesma;
  • Redigir textos profissionais inclusive em idiomas estrangeiros, utilizando a comunicação geral e as técnicas secretariais;
  • Organizar eventos dentro de regras protocolares e de etiqueta social;
  • Organizar arquivos e controlar documentos e correspondências, distribuindo-os dentro de sua complexidade e importância;
  • Compreender os campos da administração e recursos humanos, contabilidade, economia geral, direito e matemática comercial, legislação social, comércio internacional, e secretariais, e se bilíngüe, atuar nas quatro habilidades (fala, escrita, leitura e audio-compreensão) dos idiomas;
  • Atuar nas diversas organizações existentes, em níveis de assessoria, gerência, diretoria, liderança e outros, capacitados a adaptar-se frente a mudanças.

            De acordo com Alonso (2002), muitas empresas, não têm conhecimento das habilidades secretariais e administrativas de um profissional de Secretário Executivo, formado academicamente em nível superior. Como é de conhecimento de muitos, o curso surgiu no Brasil para atender as necessidades das empresas multinacionais que já estavam habituadas a trabalhar com esse tipo de profissional e com base nas exigências e necessidades do mercado, as Instituições de Ensino adequaram suas grades curriculares para que os profissionais de Secretariado pudessem atuar como empreendedores, com visão holística da empresa.

            Assim é que hoje, cabe a esse profissional atuar como um “filtro” na diretoria de uma organização, onde a maior parte dos problemas deve ser filtrada por ela, sem que precise levar pequenos problemas para o executivo. A este, cabe a decisão final apenas em casos de extrema importância e que representem algum tipo de risco para a organização. Neste momento, a visão da empresa como um todo se faz necessária, uma vez que o executivo espera que junto com o problema venham também sugestões para resolução.

            Para o secretário executivo, a satisfação total dos clientes internos e externos é o seu principal objetivo. Ela tem consciência que muitas vezes a sua postura irá refletir a realidade de toda uma organização, bem como, fortalecer ou prejudicar a imagem da mesma.

            Enfim, as atividades cotidianas dos profissionais de Secretariado Executivo requerem amplos conhecimentos técnicos, administrativos e emocionais, que são de extrema importância no desempenho de suas funções, pois, são mais aplicados em soluções de problemas, que é o grande desafio na atribuição do profissional de Secretariado atual.

2.2 A SECRETÁRIA ATUAL

            Como atesta Alonso (2002), o perfil atual do profissional de Secretariado exige uma postura aberta às inovações, sempre com a preocupação de obter novos conhecimentos, enriquecendo suas habilidades e tendo em vista que o conhecimento é a palavra chave no mundo moderno. Por isso, este profissional vem ocupando cargos e galgando posições elevadas nas empresas em ritmo acelerado, despontando dentre as profissões que mais crescem no ranking mundial.

            Há muito tempo atrás, a Secretária Executiva era considerada uma simples auxiliar de serviços para as empresas e empresários, porém, este conceito se transformou a partir do momento em que ela se tornou essencial para o desenvolvimento das entidades e empresas. Nas palavras de Alonso (2002, p, 26):

“Com o avanço da tecnologia, o profissional de secretariado foi buscar conhecimentos necessários e fundamentais para tornar seu trabalho ágil, conseguindo assim, mais tempo para desenvolver outras atividades. Deixou de ser somente apoio, para introduzir novas metodologias e exercer funções criativas, atendendo assim, as necessidades das organizações.”

            Dessa forma, o executivo começou a reconhecer e valorizar o papel da profissional de Secretariado, quando esta passou a preparar materiais diversificados e criativos, específicos para apresentações em reuniões internas e externas, onde o executivo apresenta o trabalho idealizado por ele, mas criado, realizado e administrado por essa profissional.

            Por outro lado, de acordo com Alonso (2002), a internet trouxe muitos avanços para a profissão, já que possibilitou a comunicação com todos os segmentos organizacionais, principalmente com profissionais de Secretariado de todas as partes do mundo, acarretando numa troca de experiências e aprendizagem que contribuiu muito para as relações interpessoais.

            A profissão segue os princípios da Administração: tomar decisão, solucionar conflitos, trabalhar em equipe, separar fatos de opiniões, pensamentos de sentimentos e aplicá-los. A profissional de Secretariado Executivo também desenvolve habilidades de comunicação escrita e oral, fala e traduz textos em vários idiomas e em algumas eventualidades, substitui o executivo.

            Hoje, na visão de Azevedo e Costa (2000), essas profissionais buscam ferramentas para administrar eficazmente o tempo, aplicam funções gerenciais, dão ênfase ao relacionamento com os clientes, têm habilidade para a comunicação e para trabalhar em equipe, resolvem problemas inerentes ao seu trabalho melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços, tem visão geral e holística da organização, cultivam as relações pessoais e habilidades com pessoas e tem capacidade de perceber a necessidade constante de aperfeiçoamento profissional, acompanhando a evolução científica e tecnológica. Enfim, tornou-se uma profissional com postura aberta às mudanças, atitude empreendedora, prestando assessoria a executivos e dirigentes no desempenho de suas funções.

            O mercado de trabalho, hoje, está cada vez mais exigente com relação à formação do profissional de Secretariado, e a procura é por profissionais com postura de gerente, gestor e assessor. A beleza deixou de ser fundamental para as empresas que buscam assegurar seu espaço no mundo dos negócios, com competitividade, segurança e qualidade.

2.3 SUPORTE SECRETARIAL

            Diante das profundas alterações por que tem passado o mercado de trabalho, Oliveira (1998) entende que o profissional de Secretariado passou a atuar de diversas formas e em variadas frentes de atividade como:

  • Assessor, sendo o agente executor mais próximo do centro de deliberação do processo decisório; gestor, exercendo funções gerenciais;
  • Empreendedor, com idéias e práticas inovadoras;
  •  Consultor, orientando a empresa, sua razão de ser e seus objetivos, trabalhando com a cultura da organização, transformando ameaças em oportunidades, utilizando seus conhecimentos para criar estratégias, aumentando assim as vantagens competitivas.

            Nesse ponto, Linkemer (1999) concorda e diz que a profissional de Secretariado Executivo contribui para a melhoria da qualidade e maior produtividade nas organizações, tendo como atribuições: administrar eficazmente o tempo; coordenar o trâmite de papéis, compras e cotação com fornecedores; atender aos clientes internos e externos com eficácia; gerenciar tarefas operacionais, aplicando as funções gerenciais; valorizar os princípios de um bom sistema de comunicação; resolver problemas inerentes ao seu trabalho, melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços; obter uma visão geral da cultura da empresa; conhecer e aplicar elementos de psicologia; coletar dados e elaborar relatórios; redigir textos profissionais especializados; aplicar as técnicas secretariais (arquivos, follow-up, agenda e viagens); usar amplamente a informática (planilha eletrônica, banco de dados, processadores de textos, correio eletrônico, Internet, intranet, etc.); e gerenciar eficazmente a transmissão e difusão de informações.

CAPÍTULO 3. TÉCNICAS E COMPETÊNCIAS SECRETARIAIS.

            A terminologia técnicas secretariais está associada a métodos e procedimentos para desenvolvimento de atividades, identificação de processos administrativos e viabilidade de geração de resultados empresariais.

            De acordo com Alonso (2002), a profissão de Secretariado Executivo é a mais próxima dos centros decisórios de qualquer organização, como se pode constatar através do organograma abaixo. A sua amplitude e dimensão de ação depende do nível hierárquico em que está inserida, em contrapartida devem possuir competências técnicas e humanas, sólidos conhecimentos do segmento de mercado em que atuam, bem como domínio da área específica que assessora.

            A garantia de sobrevivência e da eficácia profissional depende da capacidade de entender as tendências de mercado, do universo das conexões tecnológicas e de atuação nesse contexto.

            Conforme Azevedo e Costa (2000), houve a necessidade de uma reavaliação da concepção das técnicas secretariais, para uma efetiva assessoria ao novo modelo de gestão de negócios. Na medida em que as estruturas organizacionais passaram por um enxugamento, as funções ou cargos mantidos tiveram suas atividades ampliadas, o profissional de Secretariado, passou de mero executor a gerenciador de processos.

            De acordo com as autoras, a empregabilidade diante desse cenário, exigiu do profissional personalização de métodos e procedimentos de trabalho: para atender às necessidades e expectativas da organização; pensamento global: pois a visão empreendedora permite eficácia e flexibilização de atuação; e ação local: que permite a mensuração das atividades desenvolvidas e a constatação de resultados.

            O profissional de Secretariado além das técnicas que a profissão exige, deverá adquirir conhecimentos na área do executivo e sempre estar atenta às mudanças e ao rápido desenvolvimento tecnológico.

3.1 FERRAMENTAS SECRETARIAIS

            A profissional de Secretariado utiliza, além das técnicas secretariais, ferramentas para o desempenho das suas funções. Carvalho e Grisson (2000) apresentam a seguir, algumas habilidades específicas e imprescindíveis para a atuação eficaz dessa profissional:

            Organização do Trabalho, que integra desde a organização do ambiente até o gerenciamento dos processos que viabilizam a gestão do departamento. Para a sustentação dessa técnica o profissional deve dominar conceitos de administração e gestão de recursos materiais e humanos; identificar cultura organizacional e departamental; ter competência para desenvolver atividades administrativas, como: agenda, acompanhamento e controle de compromissos, atendimento a clientes entre outras.

         Comunicação – A comunicação é um atributo essencial da atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, da Secretária, depende essencialmente da habilidade dos indivíduos se comunicarem. A comunicação deve ser clara, objetiva e flexibilizada de acordo com a cultura de cada funcionário, pois, para se concretizar uma comunicação é necessário que a mensagem enviada seja plenamente entendida e recebida pelo interessado.

            A comunicação e expressão consiste na intermediação de todos os processos administrativos que entram e saem da área que atua, por meio verbal ou não-verbal, através das mídias: impressa, digital ou virtual. Importante ressaltar que essa técnica é uma das mais importantes, visto que além da sua administração, depende a agilidade, mensuração da importância e a identificação do seu fluxo.

            Apoio Logístico, que implica na harmonização dos processos e ações entre o ambiente interno e externo, na integração entre executivos, equipe técnica, clientes e fornecedores, e na terceirização de serviços. Essa técnica depende de sólidos conhecimentos a respeito da filosofia, políticas, orçamentos da organização, bem como missão da área, expectativas e metas do executivo e equipe.

            Administração do Tempo - A administração do tempo é nada mais, nada menos, que se planejar e organizar sua rotina diária, a fim de que o trabalho seja desenvolvido, sem afetar sua qualidade de vida, tanto pessoal, quanto profissional. Saber organizar-se utilizando o tempo de forma adequada e “eficaz” é um desafio que, para muitos gerentes tem sido o objetivo prioritário nas organizações que inclusive, dedicam por livre e espontânea vontade, várias horas em treinamento especializado no assunto, mesmo que as organizações não tenham ainda despertado totalmente para tal necessidade. Os diversos autores que abordam esse assunto, insistem em ressaltar a importância do papel da profissional de Secretariado na administração do tempo próprio e na do executivo. A maioria dos treinamentos nesse sentido utilizam exercícios para serem feitos em parceria, pelo executivo e pela profissional de Secretariado.

            Coordenação e Gerenciamento da Informação – pressupõe a disponibilização da informação por intermédio de uma arquitetura adequada. A essência da técnica está em definir e implantar uma arquitetura da informação que permita acessar e analisar um volume de informações potencialmente úteis para explorar as oportunidades existentes no mercado e as capacidades organizacionais. Apesar da tecnologia da informação ter facilitado as tarefas de coleta, classificação e armazenamento de dados, é imprescindível a atuação do profissional de secretariado que deve filtrar, identificar seu fluxo e disponibilizá-la, com assertividade.

            Responsabilidade de Decisões – As atividades de um profissional de  Secretariado Executivo, ultimamente estão sendo enfatizadas pelo maior poder de decisão com que esses profissionais vêm atuando nos mais diversos segmentos organizacionais. A responsabilidade está sendo exigida a cada trabalho executado e a participação nas tomadas de decisões tem sido um verdadeiro desafio na sua carreira, que vem respondendo satisfatoriamente às organizações.

            Administração, Coordenação e Gerenciamento da Informação, pressupõem a disponibilização da informação por intermédio de uma arquitetura adequada. A essência da técnica está em definir e implantar uma arquitetura da informação que permita acessar e analisar um volume de informações potencialmente úteis para explorar as oportunidades existentes no mercado e as capacidades organizacionais. Apesar da tecnologia da informação ter facilitado as tarefas de coleta, classificação e armazenamento de dados, é imprescindível a atuação do profissional de Secretariado que deve filtrar, identificar seu fluxo e disponibilizá-la, com assertividade

            Pode-se afirmar que as questões das técnicas secretariais são uma forma de adequação; é conseqüência da revolução e transformação que a gestão empresarial vem sofrendo nos últimos anos. A amplitude e dimensão de ação da profissional de Secretariado depende do nível hierárquico em que está inserida, em contrapartida devem possuir competências técnicas e humanas, sólidos conhecimentos do segmento de mercado em que atuam, bem como domínio da área específica que assessora.

            Azevedo e Costa (2000) ressaltam que para ser um profissional bem sucedido, além da aplicabilidade das técnicas adequadas são necessárias atitudes, como:

  • Construir sua própria base de força;
  • Reorganizar suas múltiplas prioridades;
  • Ganhar credibilidade incorporando novas culturas;
  • Negociar resultados factíveis; e
  • Interpretar e lidar com situações.

3.2 COMPETÊNCIAS TÉCNICAS

            O profissional de Secretariado, via de regra, está envolvido com o atendimento ao cliente e é peça chave nesse processo, portanto deve conhecer os objetivos da organização e a missão de cada departamento a fim de desenvolver esta atividade com eficácia, este é o pensamento de Natalense (1998).

            Deve saber que a atenção das organizações não está voltada somente para a produção, a qualidade do serviço não atinge somente os produtos, mas também a relação com os clientes. Essa relação de parceria é que mantém a organização competitiva no mercado. Dessa forma, os clientes representam para a organização os profissionais mais importantes e, portanto, merecem tratamento ético e profissional.

            Além da sua contribuição estratégica, uma das ferramentas essenciais no trabalho de uma profissional de Secretariado é a informática que, sem dúvida, proporciona inovação no trabalho executivo/secretária tornando-o mais ágil e eficiente, permitindo, assim, que encontrem mais tempo para outras atividades, como atesta Alonso (2002). A informática é um processo que possibilita novos desafios que motivam a profissional a acompanhar as novas exigências da empresa por meio de cursos para dominar conhecimentos em diversas áreas.

             Assim, a evolução profissional é dinamizada, para atingir o novo status, e é necessário entender que ser secretária é uma profissão e não apenas uma função. É imprescindível estar sempre buscando o aperfeiçoamento e se atualizando em outras áreas. As empresas buscam profissionais empreendedoras e polivalentes, com perfil de assessora, e que não somente atendam aos executivos, mas também estejam interadas nas metas e resultados.

            Para Alonso (2002) e Natalense (1998), num mundo em que tudo gira em torno da globalização é impossível esquecer a real importância de se dominar um segundo idioma. A língua mais imposta pelos países é o inglês, que deixou de ser apenas desejável para ser imperativa, porém, hoje o idioma espanhol está dominando também, o mundo dos negócios.

            Assim, de acordo com instruções das autoras, aprender um novo idioma não é mais um diferencial de um universo restrito de pessoas, mas necessidade básica para profissionais que atuam nas mais diversas áreas e para quem está se preparando para ingressar no cada vez mais competitivo mercado de trabalho. Exigir fluência em idiomas é uma prática comum em diversas empresas, devido à internacionalização dos mercados mundiais. O mercado atualmente considera requisito básico, no momento da contratação, que o candidato domine o inglês e, se possível, conheça um outro idioma.

            Nesse sentido, cada vez mais, o profissional de Secretariado precisa estar totalmente sintonizado com os novos tempos. Buscar reciclagem constante e maneiras de contribuir efetivamente para o sucesso e para a lucratividade da empresa que representa.

3.3 COMPETÊNCIAS HUMANAS

3.3.1 Ética

 

             A Ética deve ser compreendida como um conjunto de princípios básicos que visa disciplinar e regular os costumes, a moral e a conduta das pessoas. A ética é utilizada para conceituar deveres e estabelecer regras de conduta do indivíduo, no desempenho de suas atividades profissionais e em seu relacionamento com clientes e demais pessoas. É o que chamamos de ética profissional, existente em todas as profissões e resultados dos usos e costumes que prevalecem na sociedade.

            Todos os códigos de ética trazem em seu bojo a maioria dos seguintes princípios, de acordo com  Linkemer (1999):

  • Honestidade no trabalho;
  • Lealdade para com a organização;
  • Formação de uma consciência profissional;
  • Execução do trabalho no mais alto nível de rendimento;
  • Segredo profissional;
  • Prestação de constas ao chefe hierárquico;
  • Discrição;
  • Observação das normas administrativas da organização;
  • Tratamento cortês e respeitoso aos superiores e subordinados;
  • Esforços para o aperfeiçoamento da profissão;

            Linkemer (1999) considera falta grave contra a dignidade do trabalho: utilizar informações e influências obtidas na posição para conseguir vantagens pessoais; ter conduta egoísta na transmissão de conhecimento e experiências; não prestar ajuda aos companheiros; fazer publicações indecorosas e inexatas.

            Os princípios éticos incluem honestidade no trabalho, formação de consciência profissional, lealdade para com a organização em que trabalha, discrição no exercício da profissão, respeito à dignidade da pessoa humana, entre outros princípios.

3.3.2 Motivação

             A motivação, de acordo com Carvalho e Grisson (2000) é uma das técnicas gerenciais muito presente no dia-a-dia de uma secretária, pois, sendo esta, um elo entre a alta hierarquia e demais clientes internos, a motivação deve ser a base para uma atuação adequada e harmoniosa.

            Para as autoras a secretária pode atuar como agente motivador, transmitindo uma imagem positiva da sua área de atuação e promovendo o intercâmbio entre subordinados e chefias. Detalhes, aparentemente mínimos, como cumprimentar as pessoas; tratar a todos com igualdade, independente das diferenças culturais, sociais, econômicas, raciais e hierárquicas são fatores essenciais para a motivação; além de, lembrar detalhes pessoais como datas de aniversário; elogiar um bom trabalho realizado, contribui sobremaneira, para a motivação das pessoas, pois elas se sentem lembradas, reconhecidas.

3.3.3 Liderança

            A liderança é mais uma das técnicas gerenciais. Segundo Alonso (2002), a secretária precisa conhecê-la para poder auxiliar seu gerente a praticá-la no dia-a-dia. Observa-se que essa habilidade hoje faz parte do contexto pessoal e profissional de uma secretária executiva. O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados, em constante harmonia. O líder compartilha, delega, e por isso, sua postura diante dos funcionários deve ser sempre positiva.

 

3.3.4 Relações Interpessoais

            Consiste na administração das relações interpessoais que visa integrar os interesses profissionais, com as expectativas pessoais e o convívio em comunidade. Essa técnica depende do equilíbrio, da visão humanista, de domínio de métodos e procedimentos para administração de interesses pessoais e profissionais.

3.3.5 Relações Intrapessoais

 

            É importante para a profissional de secretariado conhecer-se, saber interpretar as características da sua personalidade, para que possa administrar em benefício do processo administrativo, uma vez que esta postura será a garantia de um perfil próprio a uma profissional de assessoramento.

            Importante ressaltar que para ser um profissional bem sucedido, além da aplicabilidade das técnicas adequadas são necessárias atitudes, como: construir sua própria base de força; reorganizar suas múltiplas prioridades; ganhar credibilidade incorporando novas culturas; negociar resultados factíveis; e interpretar e lidar com situações.

CAPÍTULO 4 – PERFIL DE LIDERANÇA EFICAZ A UM PROFISSIONAL DE SECRETARIADO.

            Liderar é guiar, dirigir, ter capacidade de obter resultados, comandar, persuadir, ser capaz de estabelecer metas e objetivos, fazer um grupo esforçar-se para atingir os objetivos e ter capacidade de motivar.

            Liderar é saber lidar com a diversidade de comportamentos e motivações humanas é uma tarefa que exige percepção apurada e capacidade às vezes sobre humana. Afinal nem todo comportamento é passível de entendimento fácil e rápido. Devem-se observar as dissonâncias de visão do mundo, engajamento com a causa da empresa, nível de comprometimento, capacidade intelectual etc. Cada pessoa possui um estilo pessoal e uma causa própria que lhe conferem lugar único no mundo.

            O mundo empresarial é constantemente alvo de intensas transformações demandando adaptações rápidas e eficazes das empresas e dos líderes. Em meio a esse ambiente a liderança é considerada elemento vital ao sucesso de qualquer organização, empresa ou grupo comunitário.

            Dessa forma, a liderança é um assunto recorrente, importante e desafiador que remete à discussão de temas variados como tipos de poder e autoridade, características pessoais de líderes e liderados, inter-relações sociais, poderes atribuídos aos cargos, necessidade de alcançar objetivos corporativos e conjuntos de competências desejadas e necessárias ao seu exercício.

            Senge (1998, p. 32) faz uma abordagem da liderança, colocando a ênfase na liberdade dos subordinados e na serviciência dos líderes. Na verdade, este autor considera a liderança como a arte de “libertar as pessoas para fazerem o que se exige delas de maneira mais eficiente e humana possível”. O autor considera ainda que:

 “A primeira responsabilidade de um líder é a definição da realidade e a última é agradecer; entre as duas deverá tornar-se um servidor da organização e dos seus membros – é o contraste entre os conceitos de propriedade e de dependência. A medida de uma boa liderança encontra-se nos seus seguidores quando estes atingem o seu potencial, alcançam os resultados pretendidos e estão motivados, é sinal de uma boa liderança.” (SENGE, 1998, p.32).

            Nesse contexto, liderar é o processo de influenciar pessoas no sentido de que ajam em prol dos objetivos da organização, que deverá seguir os seguintes conceitos:

  • Líder é alguém que possui seguidores;
  • Líder eficaz não é alguém amado e admirado.
  • É alguém cujos seguidores fazem as coisas certas.
  • Popularidade não é liderança.
  • Líderes são bastante visíveis, portanto servem de exemplo.
  • Liderança não quer dizer posição, privilégio, título ou dinheiro, significa responsabilidade com autoridade.

            O que se espera do profissional de Secretariado no cenário atual é uma liderança capaz de se moldar rapidamente através do posicionamento do líder diante das situações e exige seguidores mais ativos e responsáveis perante as atividades do cotidiano. Conforme explicitado em capítulo anterior Bennis et al (2002) mencionam que as principais características que os líderes possuem são: visão sistêmica, paixão, integridade, autoconhecimento, sinceridade e maturidade, curiosidade e audácia.

            De acordo com Bennis et al (2002) a primeira habilidade: visão sistêmica corresponde a ter muito claro ‘o que se quer’ e ‘aonde chegar’, tanto no nível profissional como pessoal. Dessa forma os líderes encontram forças para persistirem diante das atribulações da vida e são capazes de estabelecer a missão organizacional, para que as pessoas tenham clareza dos propósitos e dos objetivos da empresa de curto e longo prazo.

            Prosseguindo no pensamento do autor, o segundo ponto básico para o desenvolvimento da liderança diz respeito à paixão. Todo líder ama o que faz, coloca em seus empreendimentos uma dedicação baseada na paixão pelo que está fazendo. Dessa forma consegue estabelecer uma relação de esperança e inspiração que traduz em entusiasmo que empolga os colaboradores.

            Já a integridade, na visão de Bennis et al (2002) é a essência para haver a confiança, habilidade fundamental para que ocorra o engajamento e comprometimento dos colaboradores. A integridade depende de três características essenciais. A primeira, diz respeito ao autoconhecimento que o líder dispõe perante si mesmo, sendo capaz de reconhecer com humildade seus pontos fortes e a desenvolver. A segunda é a sinceridade, chave para o autoconhecimento necessário para que o líder conheça a si mesmo. A terceira característica, a maturidade, é importante para que o líder exerça seu papel com base nas experiências passadas como colaborador e também mantenha um aprendizado contínuo com as experiências adquiridas no âmbito pessoal e profissional.

             Finalmente as duas últimas habilidades são de acordo com Bennis et al (2002): a curiosidade e a audácia. O líder procura o melhoramento contínuo, o aprimoramento, está sempre disposto a correr riscos, experimentar, tentar coisas novas, gosta de aprender com as adversidades e faz disso um aprendizado.

            Nesse sentido, Bennis et al, (2002, p. 78) faz o seguinte comentário sobre o poder da liderança:

“Líder é uma pessoa que possui um grau inusitado de poder para criar as condições nas quais outras pessoas devem viver e se mover e ter o seu ser – condições que podem tanto ser tão iluminadas quanto o céu, ou sombrias quanto o inferno. Um líder é uma pessoa que deve ter especial responsabilidade pelo que acontece dentro de si mesma, dentro de sua consciência, para que o ato de liderança não crie mais mal do que bem.”

        Liderança, para a função secretarial, na visão de Oliveira (1998), significa ser motivadora, incentivar a equipe e ajudá-la a caminhar frente a um objetivo comum. Por diversas vezes seu chefe pedirá uma tarefa que, para ser concluída, dependerá de outros departamentos. É em situações como esta que a secretária deve ser motivadora e inspiradora, na medida em que faz com que os processos continuem andando e que os executivos tenham resultados dentro dos prazos delimitados, que envolva as pessoas fazendo-as dar o melhor de si mesmas, trabalhando em sintonia, propiciando um ambiente favorável e um resultado positivo.

            Azevedo e Costa (2000) admitem que as profissionais de Secretariado podem e devem ser líderes mais do que ninguém, é a assessora do executivo que dá o tom ao ambiente da equipe – ela saberá equilibrar conflitos, supervisionar participativamente as tarefas em andamento e coordenar o fluxo de trabalho e de informações que são levados ao executivo.

            Já para Natalense (1998, p. 28), além da liderança, essa profissional deve ter:

“Domínio de vários idiomas, fluência em inglês, domínio da tecnologia da comunicação e das técnicas de assistência e assessoramento ligadas à logística da agenda, das reuniões, das viagens de negócios, do armazenamento e recuperação das informações, da captação e manutenção do cliente; do acompanhamento do que está em ascensão no mundo dos negócios; e, da aquisição de uma cultura geral. Tudo isso, mesclado com altíssimo astral, energia positiva, construção permanente do caráter e comportamento ético impecável.”

            De acordo com a autora a profissão de Secretariado é a 3ª do mundo, estatística realizada pelos Estados Unidos, país tradicional em estatística e de indiscutível credibilidade, e que vem sendo confirmada a cada ano desde então. A profissão tem ingredientes de sobra para tornar-se a primeira profissão deste milênio: reúne atribuições do seleto grupo das três atividades do futuro, de rotina, interpessoais e analítico-simbólicas e está localizada no Setor que mais cresce no mundo do trabalho, o Setor de Serviços.

            A essência da profissão não se resume ao desempenho de tarefas rotineiras de escritório, exige-se também o domínio de determinados conhecimentos e habilidades, particularmente os que dizem respeito a finanças, marketing, relações humanas no trabalho e idiomas. São inúmeros os requisitos para garantir a eficácia do seu desempenho profissional e os assuntos técnicos que esses profissionais precisam possuir.

            O profissional de Secretariado deve se manter aberto para novas aprendizagens na execução das atividades que lhe são confiadas, com isso, sempre obterá êxito, dedicando-se ao conhecimento do trabalho que irá realizar.

            É necessário que tenha rigoroso controle de qualidade sobre o seu trabalho, revisando tudo o que faz, sem pressa, pois se suas atividades saírem mal feitas, acarretarão muitos problemas para a organização.

            Portanto, mais que um assessor do executivo, o profissional de Secretariado é também um cartão de visitas da empresa em que trabalha, por isso deve usar sempre o bom senso e equilíbrio para transmitir confiança e capacidade de solucionar problemas, precisa cuidar de sua imagem, pois é através dela que as pessoas irão construir a imagem da organização.

            Existem técnicas para a organização do trabalho, que tem proporcionado enormes vantagens ao profissional de Secretariado, entre elas, pode-se destacar:

  • Definição dos objetivos a alcançar;
  • Divisão da organização em departamentos;
  • Coordenação das várias partes envolvidas no processo produtivo;
  • Delegação de autoridades;
  • Supervisão e Acessória

            Para tanto, é necessário manter três princípios básicos: manter claramente estabelecidos os objetivos; autoridade: jamais uma pessoa poderá receber ordens de vários gerentes; cada profissional deverá saber a sua subordinação, ou seja, de quem recebe ordens.

            Conforme Medeiros e Hernandes as organizações esperam dos profissionais de Secretariado, a consciência de seus deveres, dedicação ao trabalho, equilíbrio emocional para desempenhar suas atividades, que seja digna de confiança, que saiba delegar atividades e que tenha liderança para trabalhar em equipes.

CONCLUSÃO

 

 

            É cada vez maior a exigência do mercado sobre os profissionais e não seria diferente para o profissional de secretariado, que necessita ter conhecimento em diversas áreas como: tecnologia, administração, línguas, finanças, psicologia dentre outras.

            O perfil atual do profissional de Secretariado aponta para uma postura aberta as inovações, sempre com a preocupação de obter novos conhecimentos, enriquecendo suas habilidades e tendo em vista que o conhecimento é a palavra chave no mundo moderno. Por conta disso, este profissional vem ocupando cargos e galgando posições de liderança nas empresas em ritmo acelerado, despontando dentre as profissões que mais crescem no “ranking” mundial.

Esse acompanha as mudanças, expectativas e globalização exigindo uma postura aberta para essas mudanças e uma atitude empreendedora no desempenho de suas funções.

            O Secretário Executivo já quebrou muitos tabus e hoje como líder, enfrenta grandes desafios, sendo um deles nunca esquecer o que era, pois precisará de todos os seus antigos conhecimentos e atributos para acrescentar novos, totalmente direcionados para a administração.

            A obtenção de novos conhecimentos enriquece e valoriza a carreira do profissional, maximiza sua visão e responsabilidades. O investimento em sua carreira auxilia na conquista de novas posições, pois vive-se, hoje,  a era do conhecimento e o conhecimento é a arma mais importante para um profissional conseguir superar os seus desafios.

            As habilidades adquiridas ao longo da vida profissional não devem ser esquecidas, pois elas acrescentaram conhecimentos significativos e indispensáveis para sua ascensão. É através do conhecimento adquirido e da experiência que o profissional se prepara para superar e enfrentar as novas exigências do mercado.

 

 

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

 

 

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NATALENSE, L. A Secretária do Futuro. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1998.

 

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